Como Aumentar La Productividad Personal & De Equipos – Parte 2 de 3

En la Parte 1 de la serie de 3 artículos de como aumentar la productividad te enseñe herramientas digitales que te ayudan a mejorar tu productividad personal.

Si aún no viste el artículo puedes hacer aquí: Como Aumentar La Productividad Personal – Parte 1 de 3

En esta segunda parte te quiero hablar mayormente sobre la productividad de equipos de trabajo.

Para todos los profesionales de hoy en día, conocer los mejores métodos para mantenerse comunicados con su equipo equipo de trabajo es sumamente importante, aún más si nos referimos a aquellos que apuestan por realizar trabajos de manera remota.

Desde dar instrucciones hasta resolver dudas y culminar proyectos, la comunicación efectiva es un puente inigualable para cumplir diferentes roles.

¿Cuántas veces te ha pasado por la cabeza ese pensamiento de querer mejorar la comunicación con tu equipo, de querer conseguir una solución oportuna para que la información fluya de manera correcta?

Por otro lado, si al igual que yo siempre estás en constante modo de creación de contenidos para poner en marcha el marketing de contenidos, de seguro sabrás que todo email comienza con un borrador y que todo contenido que compartes por correo también tiene un borrador, por lo tanto siempre hay muchos documentos en tu computadora y a veces puede ser algo difícil organizar todo lo que tienes guardado.

Con las herramientas que conocerás hoy podrás enfrentar estos dilemas de la vida diaria que en ocasiones nos restan productividad y mucho tiempo al mantenernos en rutinas poco efectivas.

Conocerás cómo gestionar archivos y nunca perder el contacto con tu equipo!

Aquí encontrarás el video que inspiró este artículo, si lo prefieres puedes dar clic y verlo, o por el contrario seguir leyendo.

Herramienta #1 – Slack

¿No has notado que cuando tienes un equipo de trabajo, siempre es necesario aclarar dudas para mejorar el desempeño de tus trabajadores, y que eso usualmente significa: intercambiar muchos correos que luego terminan perdidos en tu bandeja de entrada?

Imagen extraída de Google

¡Eso será parte de tu pasado cuando empieces a usar SLACK!

Es ideal para optimizar la comunicación con tu equipo de trabajo, con lo cual no sólo alcanzar sino superar tus metas ya no será un reto.

CÓMO FUNCIONA & SUS BENEFICIOS:

  • Esta herramienta funciona en la nube, y te servirá como canal para difundir información a todo tu equipo de trabajo rápidamente y de manera organizada, y siempre contarás con toda la información de respaldo en caso de que necesites recordar qué fue lo que se habló la última vez.
  • Slack es como una sala de chat en donde puedes tener a todo tu equipo de trabajo interactuando, y además te permite iniciar una conversación de manera privada con cada uno de ellos, o con cierto grupo según el tópico del que desees hablar.
  • Con Slack también tienes la posibilidad de compartir documentos en diversos formatos y estos quedan guardados en la aplicación. Al momento de necesitar alguno, solo debes dirigirte al buscador y escribir el nombre para encontrarlo fácilmente.

Esta herramienta la puedes obtener en modo web o como aplicación para tu ordenador o smartphone.

Puedes ver más y descargar Slack aquí.

Herramienta #2 – Evernote

Si hay algo que nos hace perder tiempo y enfoque es el buscar un documento.

Algunas cosas anotas en un anotador físico, otras en tu teléfono, otras en un documento en Word. Piensas que te vas a acordar donde lo anotaste pero todos sabemos que esto es una gran mentira.

¿La solución? Evernotemi herramienta favorita.

Evernote te permite guardar toda tu información relevante en forma de notas, y manejarla de manera muy sencilla.

Imagen extraída de Google

CÓMO FUNCIONA & SUS BENEFICIOS:

  • Evernote lo puedes obtener para usarlo en la web, en tu ordenador o smartphone. Si lo instalas en varios dispositivos tu información estará disponible en cada uno de ellos tan sólo al iniciar tu sesión.
  • Con esta herramienta es posible “categorizar” toda esa información que siempre quieres tener a mano en modo de libretas. Es decir, puedes colocar toda la información de un tema específico en una libreta solo para ese tema (imagínate que una libreta es como una carpeta física).
  • Puedes recopilar información en forma de texto, video, fotos, grabaciones entre otros. Con la extensión para tu navegador puedes tener funcionalidades extras como guardar correos y hacer capturas de pantalla de una página web.
  • Toda la información que guardas en Evernote puedes encontrarla fácilmente con tan solo introducir el título o la palabra clave de la información en el buscador.
  • Esta herramienta te da la libertad de compartir notas con tu equipo de trabajo para facilitar el intercambio de información.

Existen otras funcionalidades que son parte del plan pago, sin embargo podrás disfrutar de los beneficios antes mencionados sin tener que pagar.

Yo utilizo Evernote en mi día a día. Aquí guardo TODO lo que se me viene a la cabeza. Desde notas varias, números de teléfonos, ideas de artículos, borrador de emails, borrador de artículos, capturas de pantallas – en fin, todo está en mi evernote.

Decidí crear el hábito de dejar de escribir todo por todos lados y siempre escribir todo en mi Evernote así lo encuentro super fácil y me ahorro tiempo.

Puedes ver más y descargar Evernote aquí.

Herramienta #3 – Google Drive

Imagen extraída de Google

Lejanos están los días donde debes reunirte personalmente con tu equipo de trabajo para finalizar un proyecto o una presentación.

Y lejanos están los días donde debes de enviar todos los documentos por correo.

Google Drive es una de las herramientas más utilizadas hoy en día por emprendedores y empresas. Esta herramienta te permite no solo alojar archivos en diferentes formatos desde hojas de cálculo y documentos en word, hasta fotos y videos, en la nube de manera organizada con la creación de carpetas sino que te permite colaborar en tiempo real con otras personas en tu equipo.

CÓMO FUNCIONA & SUS BENEFICIOS:

  • Google drive forma parte de las herramientas de Google y puedes acceder a esta herramienta con tu correo Gmail.
  • Es ideal para concretar proyectos en grupo con éxito ya que tienes la oportunidad de compartir tus archivos con otros miembros de tu equipo y colaborar con ellos en tiempo real. Es decir al compartir el link de un archivo, todas las personas a los que les envías el link obtienen permisos para hacer cambios al mismo tiempo en el archivo y esos cambios se reflejan de inmediato en todos y cada uno de los ordenadores, con lo cual ahorras tiempo y energía evitando crear una serie de emails para conocer el progreso de un proyecto.
  • Lo mejor de Google Drive es que como accedes a tu Drive con tu Gmail, puedes acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo y también desde la aplicación en tu smartphone.

Google Drive es lo que utilizo con mi asistente virtual quien se encuentra en Venezuela. Creamos una carpeta en conjunto donde yo subo los contenidos que necesitan su revisión y la lista de actividades a realizar. De esta manera nos ahorramos interminables seguidillas de emails, yo se exactamente que está pasando y ella sabe exactamente lo que debe hacer.

Nos evita confusiones y así todos ganamos y en definitiva ayuda inmensamente a nuestra productividad como equipo 🙂

Puedes encontrar un tutorial de Google Drive aquí.

Puedes ver más y empezar a utilizar Google Drive aquí.

Ahora sí… ¿Qué te han parecido estas herramientas?

¿Ya estás considerando incorporar alguna en tu día a día?

¡Optimiza tu tiempo y mejora tus resultados desde hoy!

Recuerda que tu negocio depende de ti, y que sea el mejor también depende de ti.

Si te perdiste de la primera parte de esta serie nada más sigue este link: Como Aumentar La Productividad Personal – Parte 1 de 3

¿Te gustó este artículo? Hablemos en los comentarios! Cuéntame cuál herramienta empezarás a incorporar en tu día a día. Y por sobre todo comparte haciendo clic en uno de los botones de redes sociales que encontrarás aquí abajo así ayudas a más personas a aumentar su productividad!