¿Qué es Google drive? ¿Para qué sirve? Si eres una emprendedora o estás queriendo arrancar tu negocio, necesitas saberlo.

Al ser emprendedores digitales, es clave que podamos tener acceso a nuestros trabajos desde cualquier parte del mundo.

También es clave que podamos compartir y colaborar de manera remota con otros emprendedores u otros miembros de nuestro equipo. Hoy en día, gracias a la tecnología y a productos innovadores creados por grandes empresas, podemos disfrutar de esta libertad.

• La de no tener que estar físicamente presente con alguien para poder terminar un trabajo.
• De no tener que tener que recurrir a una computadora para poder mostrar un documento a alguien.

Gracias a la tecnología hoy podemos ser emprendedores 100% digitales. Pero ¡OJO! Si no tenemos las herramientas adecuadas, esto puede ser más complicado de lo que parece.

Uno de los softwares que yo más utilizo en mi día a día y que recomiendo a todo emprendedor, esté en el área digital o no (porque incluso si no eres emprendedor digital igual sirve de mucho), es uno de los productos de Google llamado Google Drive.

¿Que es Google Drive?

Google Drive es uno de los grandes productos de Google que provee un servicio de almacenamiento centralizado en la nube.

Es decir, en Google Drive puedes guardar todo tipo de documentos, tanto fotos y audios, como también documentos de Word, Excel y PowerPoint.

También tienes una versión de ellos, los Google Docs.

Para poder tener acceso a Google Drive, es necesario que tengas una cuenta en Google. Por lo tanto, si todavía no tienes una (aunque no lo creas, muchos todavía utilizan hotmail o yahoo), este es el primer paso.

Por qué utilizar Google Drive

La gran ventaja de tener tus documentos almacenados en Google Drive es que, como están en la nube, puedes accederlos desde cualquier parte del mundo en donde tengas una conexión a internet.

Puedes acceder a tu cuenta de Drive desde cualquier navegador o también desde tu smartphone, si te bajas la aplicación de Google Drive.

Por otro lado, si no tienes conexión a internet, Google Drive te permite bajar la aplicación a tu ordenador para que puedas tener acceso a los documentos dentro del Drive al estar offline.

La otra gran ventaja de utilizar Google Drive es la capacidad de colaboración en tiempo real que ofrece.

Todos tus documentos en tu Drive pueden ser compartidos con diferentes personas para que puedan tener acceso a esos documentos, poder editarlos (o solo visualizarlos) y así poder colaborar en tiempo real de manera remota.

Cómo funciona Google Drive

Las 5 principales funcionalidades que tiene Google Drive son…

1. Almacenamiento de fotos: Google Drive posee Google Fotos, una modalidad que te permite guardar tus fotos en la nube. Esto ayuda a que liberes espacio en tu ordenador y también a que asegures tus fotos en una nube, entonces, en caso de que tu computadora sufra alguna daño, evitas sufrir una pérdida.

2. Almacenamiento y creación de documentos: como te comenté más arriba, Google Drive permite subir documentos ya hechos para almacenarlos en la nube o crear documentos desde cero. De esta manera, puedes acceder a ellos desde cualquier parte del mundo.

3. Compartir muchos documentos a la vez: no solamente tienes la opción de subir documentos, sino también la de crear carpetas. En ellas, puedes almacenar diferentes tipos de documentos. Luego, esta carpeta entera se puede compartir con otra persona para que tenga acceso a TODOS los documentos. Esto te libera tiempo de tener que mandar los documentos uno a uno (que por lo general no entran todos en un email de todas maneras).

4. Colaboración en tiempo real: con Google Drive puedes colaborar con otras personas en tiempo real. Para ponerte un ejemplo concreto, imagina que comparto un documento de texto contigo, y a la vez que yo lo veo, también puedo ver lo que estás escribiendo tú. Esto permite terminar trabajos y proyectos de manera más rápida sin necesitar estar físicamente presentes.

5. Realizar formularios: Google Drive permite también crear formularios – los llamados Google Forms. Son formularios 100% online que te permitirán hacer encuestas u obtener opiniones de muchas personas, como lo harías con un formulario en papel (pero con muchísimo menos trabajo).

5 formas de empezar a utilizar Google Drive

Estas son las maneras en las que yo ya la he utilizado (y sigo utilizando) Google Drive en mi emprendimiento y que me ha sido súper útil a lo largo de los años.

#1 – Hacer un curso o taller

En lo que respecta a cursos y talleres que realizo, uso el Google Drive para poner el contenido de cada clase dentro de una carpeta en el Drive.

Luego, esta carpeta se comparte con los alumnos con permisos especiales; es decir, que solo puedan visualizar, pero no cambiar los contenidos.

Fue así que empecé el curso de Branding Personal 2.0. Es super beneficioso y una buena alternativa para cuando recién empiezas, ya que es una herramienta gratuita con mucha flexibilidad.

#2 – Trazar metas o listas de actividades de un proyecto

Puedes utilizar Google Drive para crear una planilla en donde se muestren las metas de la semana y luego compartirlas con tu equipo si tienes uno.

Así, todos tienen acceso a la programación y las actividades (y, de paso, se acaban las excusas del “yo no recibí nada” o «yo no sabía»).

#3 – Realizar formularios de inscripción a un evento o encuestas

También puedes crear un formulario en Google Forms y compartir el link para que las personas se suscriban a tu evento a través de este.

Así, empezarás a generar una base de datos con la que luego te puedes comunicar para otras promociones o noticias relevantes. También te ahorras tiempo, porque los resultados se autopopulan en una spreadsheet (el equivalente a Excel en Google Docs).

De la misma manera que los formularios, puedes crear un Google Forms con el propósito de que hacer una encuesta.

#4 – Compartir fotos de algún viaje o evento

Luego de un acontecimiento importante, podes subir todas las fotos a una carpeta en Google drive y compartirla con todos tus amigos y familiares para que luego ellos bajen las fotos que les interesen.

De esta manera, te ahorras todo el trabajo de tener que enviar fotos una a una.

#5 – Potenciar la organización personal

¿Quién dice que solo puedes utilizar Google Drive para tus objetivos laborales o tu emprendimiento?

También puedes utilizarlo para potenciar tu productividad a nivel personal y organizarte mejor.

Puedes subir fotos de recetas médicas, de tus facturas y otros documentos personales para tenerlos organizados por carpetas para que puedas tener acceso desde donde estés.

Empieza a utilizar Google Drive YA

Como ves, son variadas las cosas que puedes hacer con Google Drive. Es una plataforma muy flexible y, sobre todo, sencilla y fácil de utilizar.

Estas son solo algunas ideas mías de como yo ya he utilizado Google Drive. Si alguna vez utilizaste la herramienta para realizar otra actividad aún no mencionada en este artículo, me encantaría que lo compartieras en los comentarios 🙂