En esta guía te doy las claves para aumentar tu productividad como emprendedora

Desde el momento en que empezamos a dar esos primeros pasos como emprendedoras, la palabra “productividad” empieza a jugar un papel importante en nuestras vidas.

Y es que, al comenzar un nuevo proyecto, tenemos que cumplir un montón de funciones:

• Administración.
• Marketing.
• Diseño.
• Contabilidad.
• Atención al cliente.

Y un largo etcétera.

Es por eso que quiero compartir contigo mis tips personales de productividad para emprendedoras que quieren crecer y potenciar su negocio desde el minuto uno.

Aumenta tu productividad con herramientas digitales

En mis inicios, también me pregunté (más de una vez) cómo podría mantenerme enfocada con tantas cosas que hacer y sin una estructura formal de trabajo.

Me costaba asignar prioridades y finalizar todo a tiempo.

Al fin y al cabo, yo tenía responsabilidad sobre todo y solo a mí misma debía “rendir cuentas”.

Por mucho tiempo estuve buscando consejos y quise aprender a trabajar de manera óptima en menos tiempo. Fue así como incorporé a mi negocio las herramientas que hoy te mostraré, para que consigas alcanzar cada una de las metas que te propongas y dejes de postergar tus objetivos.

Casi todas estas herramientas que mencionaré a continuación son extensiones que puedes instalar en tu navegador (pequeños programitas que instalas en tu navegador para que realice una función extra).

Algunas de las herramientas que menciono más abajo también están disponibles fuera de la web y las puedes usar en tu ordenador o smartphone.

>>> Herramienta #1 – OneTab

Una de las grandes distracciones que tenemos hoy en día son las miles y miles de pestañas que tenemos abiertas en nuestro navegador.

Aunque no lo creas, esto no solo te distrae, sino que al saltar de una pestaña a otra, te hace perder el enfoque y luego volver a recuperarlo se hace difícil.

Para solucionar este problema te recomiendo que descargues ONETAB.

Esta extensión de Google es un gestor de pestañas que te permitirá reunir todas, sí, ABSOLUTAMENTE TODAS las pestañas que necesites mantener abiertas, en una única pestaña en forma de lista.

• Puedes aumentar la velocidad con la que trabaja tu computadora, ya que esta extensión te permite ahorrar hasta 95% de memoria al agrupar todas tus pestañas en una.
• Es ideal para ayudarte a desafiar ese instinto que surge cuando tenemos muchas pestañas abiertas. Ni pensarás en ir de una pestaña a otra sin haber completado la tarea necesaria, y lograrás mantener el enfoque mientras navegas en la web.

Si buscas navegar menos y hacer más, entonces te encantará.

>>> Herramienta #2 – Rescue Time

Otro gran problema que afecta tu productividad es no saber donde ocupas tu tiempo.

De seguro piensas que no pasas muchas horas del día en Pinterest o Facebook, pero con una herramienta como Rescue Time te darás cuenta que estás perdiendo MUCHO tiempo por estar en lugares donde no deberías.

• Esta extensión funciona en automático y es capaz de medir el tiempo exacto que utilizas para navegar en una página en específico.
• Para cuando finalices el día, esta extensión hará un recuento en forma gráfica de cómo dividiste tu tiempo durante el día (es decir en que páginas pasaste el mayor tiempo navegando), y al finalizar la semana te enviará todos tus registros por correo para analizar tus tiempos.

Esta extensión la puedes conseguir en dos versiones, paga y gratuita. La versión gratuita es un poco limitada, pero igual te funcionará muy bien.

>>> Herramienta #3 – LastPass

¿Te acuerdas cuánto tiempo te tomó buscar esa contraseña que aún no te aprendes en ese cuaderno donde la anotaste, en ese pedazo de hoja… o peor, cuánto tiempo te tomó reemplazar la contraseña actual, por una nueva y “más fácil de aprender” que igual luego de unos días se te olvidó?

¡Esto no te sucederá más!

Este es un gran problema que sufrimos todos los que trabajamos con la computadora y, creas o no, es un problema que afecta tu productividad.

La buena noticia se llama LASTPASS, un gestor de contraseñas que funciona en la nube y que tiene una extensión de Chrome para gestionar todas tus contraseñas.

LastPass es como una bóveda en donde mantienes tus contraseñas más importantes guardadas.

• Una vez que creas tu cuenta en LastPass, al ingresar a esa página en la que inicias sesión regularmente, la extensión te pregunta si deseas guardar la contraseña. Al seleccionar guardar contraseña, esta queda registrada.
• Tu contraseña se introduce automáticamente en la página cuando está guardada, pero nunca se muestra, y solo la puedes editar ingresando a tu bóveda en LastPass.

Al trabajar en equipo tienes la opción de compartir contraseñas de manera segura. La contraseña guardada se introducirá cuando sea necesario en la página pero la otra persona no tendrá manera de saber cuál es.

Aumenta la productividad de tu equipo

Para todos los profesionales de hoy en día, conocer los mejores métodos para mantenerse comunicados con su equipo de trabajo es sumamente importante.

Aún más si nos referimos a aquellos que apuestan por realizar trabajos de manera remota.

Desde dar instrucciones hasta resolver dudas y culminar proyectos, la comunicación efectiva es un puente inigualable para cumplir diferentes roles.

Si al igual que yo siempre estás en constante modo de creación de contenidos para poner en marcha tu marketing, de seguro sabrás que todo email comienza con un borrador y que todo contenido que compartes por correo también tiene un borrador… por lo tanto, siempre hay muchos documentos en tu computadora y a veces puede ser algo difícil organizar todo lo que tienes guardado.

Con las herramientas que conocerás hoy podrás enfrentar estos dilemas de la vida diaria que en ocasiones nos restan productividad y mucho tiempo al mantenernos en rutinas poco efectivas.

>>> Herramienta #4 – Slack

¿No has notado que cuando tienes un equipo de trabajo siempre es necesario aclarar dudas para mejorar el desempeño de tus trabajadores, y que eso usualmente significa: intercambiar muchos correos que luego terminan perdidos en tu bandeja de entrada?

¡Eso será parte de tu pasado cuando empieces a usar SLACK!

Slack ideal para optimizar la comunicación con tu equipo de trabajo, con lo cual no solo alcanzar sino superar tus metas ya no será un reto.

Esta herramienta funciona en la nube, y te servirá como canal para difundir información a todo tu equipo de trabajo rápidamente y de manera organizada.

Siempre contarás con toda la información de respaldo en caso de que necesites recordar qué fue lo que se habló la última vez.

• Slack es como una sala de chat en donde puedes tener a todo tu equipo de trabajo interactuando, y además te permite iniciar una conversación de manera privada con cada uno de ellos, o con cierto grupo según el tópico del que desees hablar.
• Con Slack también tienes la posibilidad de compartir documentos en diversos formatos y estos quedan guardados en la aplicación. Al momento de necesitar alguno, solo debes dirigirte al buscador y escribir el nombre para encontrarlo fácilmente.

Esta herramienta la puedes obtener en modo web o como aplicación para tu ordenador o smartphone.

>>> Herramienta #5 – Evernote

Si hay algo que nos hace perder tiempo y enfoque es buscar un documento que no sabes dónde está.

Algunas cosas anotas en un anotador físico, otras en tu teléfono, otras en un documento en Word. Piensas que te vas a acordar donde lo anotaste, pero todos sabemos que esto es una gran mentira.

¿La solución? Evernote.

Evernote te permite guardar toda tu información relevante en forma de notas, y manejarla de manera muy sencilla.

Puedes obtener esta herramienta para usarla en la web, en tu ordenador o smartphone. Si la instalas en varios dispositivos, tu información estará disponible en cada uno de ellos tan solo al iniciar tu sesión.

• Con esta herramienta es posible “categorizar” toda esa información que siempre quieres tener a mano en modo de libretas. Es decir, puedes colocar toda la información de un tema específico en una libreta solo para ese tema (imagínate que una libreta es como una carpeta física).
• Puedes recopilar información en forma de texto, video, fotos, grabaciones, entre otros. Con la extensión para tu navegador puedes tener funcionalidades extras como guardar correos y hacer capturas de pantalla de una página web.
• Toda la información que guardas en Evernote puedes encontrarla fácilmente con tan solo introducir el título o la palabra clave de la información en el buscador.

Esta herramienta te da la libertad de compartir notas con tu equipo de trabajo para facilitar el intercambio de información.

>>> Herramienta #6 – Google Drive

Google Drive es una de las herramientas más utilizadas hoy en día por emprendedores y empresas.

Esta herramienta te permite no solo alojar archivos en diferentes formatos (desde hojas de cálculo y documentos en word, hasta fotos y videos) en la nube de manera organizada con la creación de carpetas, sino que te permite colaborar en tiempo real con otras personas en tu equipo.

Google drive forma parte de las herramientas de Google y puedes acceder a esta herramienta con tu correo Gmail.

Es ideal para concretar proyectos en grupo con éxito, ya que tienes la oportunidad de compartir tus archivos con otros miembros de tu equipo y colaborar con ellos en tiempo real.

Lo mejor de Google Drive es que como accedes a tu Drive con tu Gmail, puedes acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo y también desde la aplicación en tu smartphone.

En este post te hablo mucho más sobre las maravillas de Google Drive.

BONUS: Aumenta tu productividad con enfoque

Todas estas herramientas pueden ayudarte muchísimo a la hora de aumentar tu productividad.

Sin embargo, el día tiene solo 24 horas. Para todos.

Es decir, que por más herramientas que conozcas, puede que no te alcancen las horas para usarlas todas.

Es por eso que aquí compartiré una técnica y herramienta poderosísima que te permitirá enfocarte en tu trabajo al máximo sin distracción alguna.

>>> Herramienta #7: la técnica Pomodoro

Esta técnica lleva un concepto super básico: trabajar sin distracciones por periodos cortos de tiempo, teniendo un descanso entre cada serie.

Traducido a la vida real…

1. Eliges una tarea.
2. Eliminas TODA distracción.
3. Arrancas el cronómetro de 25 minutos.
4. Trabajas hasta que el cronómetro llegue a cero y suene la alarma.
5. Descansas 5 minutos.
6. Repites esto 4 vueltas (serían 2 horas de trabajo intenso sin distracciones), y luego te tomas un descanso más largo (de unos 20-25 minutos).

Créeme, tu productividad se duplicará.

La ciencia detrás de esta técnica es que, por un lado, las pausas frecuentes aumentan la agilidad mental. Por otro lado, el saber que una tarea nos llevará solo 25 minutos hace que sea más fácil el compromiso.

Con las pausas frecuentes logras tener un sentido de satisfacción constante por haber concluido los llamados pomodoros (los 25 minutos).

Así es como debes aplicar esta técnica:

Para poner en práctica la técnica POMODORO debes cumplir con los siguientes pasos:

#1 Elige una tarea por intérvalo: selecciona las tareas a las que te vas a dedicar en los intervalos de trabajo de 25 minutos ( son 4 intérvalos por lo que una tarea por intérvalo sería lo óptimo ).

#2 Deshazte de las distracciones: déjales saber a quienes conviven contigo que estarás ocupada, coloca en modo avión tu teléfono y no tomes llamadas. Cierra las ventanas innecesarias en tu navegador y enfócate. Haz lo que creas necesario para concentrarte 100%.

#3 Marca el tiempo: usa un cronómetro o la alarma de tu teléfono para que te alerte de que ya pasaron 25 minutos.

#4 Empieza a trabajar en la tarea: da inicio a la actividad seleccionada en conjunto con tu cronómetro y detente cuando haya culminado el periodo de 25 minutos.

#5 Toma un descanso: al terminar con el periodo de 25 minutos, toma un descanso de 5 o 10 minutos.

Repite 4 veces el ciclo de alternar intervalos de trabajo y de descanso.

Y tú, ¿cómo aumentas tu productividad?

¿Tienes alguna técnica especial para aumentar tu productividad?

¿Cómo lo haces tú?

Me encantará saber cómo haces para que tus días como emprendedora rindan al máximo.